Políticas de privacidad y protección de datos personales

Políticas de privacidad y protección de datos personales

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, la Ley 1448 de 2011, Ley 1581 de 2015, y los Decretos 4802 de 2011 y 1083 de 2015, 1074 de 2015 y demás normas concordantes, establece las políticas de privacidad y protección de datos personales, con el propósito de determinar las directrices del tratamiento de los datos personales asociados a su responsable, procedimiento y finalidad, en el marco de las funciones de la Entidad, considerando:

  1. Que la Constitución Política de Colombia contempla en su artículo 20 el derecho fundamental de acceso a la información; y en su artículo 15, los derechos y garantías a quienes ostentan la titularidad de dicha información, como, la protección a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenado, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión de las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas.
  2. Que en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política se expidió la Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado; la cual fue reglamentada por el Decreto 1074 de 2015.
  3. Que en el literal f) del artículo 18 de la mencionada normativa se establece como deber de los responsables y encargados del tratamiento de datos, adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
  4. Que para el tratamiento de los datos personales suministrados por el titular de la información debe contarse con la autorización o consentimiento expreso del titular de conformidad con lo establecido por el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el principio de libertad consagrado en la misma disposición. No obstante, dicha autorización no es necesaria para el tratamiento de los datos cuando se trate Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  5. Que la Ley 1712 de 2014 de transparencia y regulación del derecho de acceso a la información pública nacional, contempla nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho.
  6. Que el artículo 30 de la Ley 489 de 1998, determina que la función administrativa se desarrolla conforme a los principios constitucionales en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.
  7. Que mediante el artículo 166 de la Ley 1448 de 2011 se crea la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas como una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica y autonomía administrativa y patrimonial, y el Decreto 1084 de 2011 la adscribe al Departamento para la Prosperidad Social, y tiene como propósito establecer las medidas judiciales, administrativas, sociales y económicas, individuales y colectivas, para garantizar la reparación integral de las víctimas y hacer posible el goce efectivo de sus derechos.
  8. Que para dar aplicación a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”, expedidos por el Gobierno Nacional, La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, viene implementado el Sistema de Integrado de Gestión para dar cumplimiento a lo estipulado en dicha normativa.
  9. Que mediante la Resolución 0893 del 2 de septiembre de 2013, se adoptó el “Sistema Integrado de Gestión en la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas” la cual involucra los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2009 y cualquier otro modelo de excelencia que asuma la Entidad, por lo que se hace necesario adoptar la Política de tratamiento de datos personales de la Unidad para las Víctimas.
  10. Que la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas como entidad de naturaleza pública, encargada de la ejecución e implementación de la política pública para víctimas y garante de la protección de derechos fundamentales de Habeas Data, a la intimidad y el acceso a la información, es la responsable del tratamiento de los datos personales que en el ejercicio de su actividad deban ser recolectados, almacenados, o para uso, trasferencia, circulación y supresión, razón por la cual, en cumplimiento de la normativa vigente se adopta las políticas para el tratamiento de datos personales.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La Unidad para la Atención y Reparación Integral para las Víctimas, es la responsable del tratamiento de los datos personales registrados a través de los mecanismos dispuestos por esta Entidad para el cumplimiento de su misión. Asimismo, garantiza los derechos fundamentales del titular de la información, conforme a la normatividad vigente, a través de las dependencias que recolectan, almacenan, procesan, usan y transfieren los datos personales.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 4802 de 2011, la Oficina de Control Interno debe verificar el cumplimiento de las políticas adoptadas para el tratamiento de los mismos.

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas cuenta con domicilio en la ciudad de Bogotá y su sede administrativa se encuentra en la Calle 16 # 6-66 Edificio Avianca y dispone de los siguientes medios para su contacto:

  • Correo electrónico servicioalciudadano@unidadvictimas.gov.co
  • Conmutador: línea gratuita 018000-911119 desde cualquier teléfono fijo a nivel nacional y el 4261111 desde Bogotá.
  • Portal Web: www.unidadvictimas.gov.co.
  • Puntos de atención listados en el portal Web, en la sección Servicio al Ciudadano, sub menú “Puntos de Atención”

FINALIDAD Y TRATAMIENTO

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos personales que la Unidad para la Atención y Reparación Integral para las Víctimas recolecte, almacene, use, circule y suprima, deben ser utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

  1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de la Entidad:

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, administra información de todas sus partes interesadas internas y externas, con el fin de facilitar y permitir la implementación de medidas, planes, programas de acuerdo a la misión de la Entidad, en articulación con las entidades que conforman en Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas – SNARIV con el objetivo de asistir, atender y reparar integralmente a las Víctimas.

  1. En relación con el funcionamiento de la Entidad:

El Tratamiento de los datos se realiza para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Unidad para la Atención y Reparación Integral para las Víctimas, incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, contratistas, pasantes y aspirantes a cargos.

El Tratamiento también se realiza para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Unidad para la Atención y Reparación Integral para las Víctimas requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

Así mismo, el tratamiento de los datos recolectados para el acceso físico a las instalaciones de la Entidad, se realiza para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la misma.

La información suministrada no se utiliza, procesa o transfiere más allá de los límites establecidos por la ley y lo consagrado en la autorización del titular de datos personales. Excepcionalmente, podrá ser suministrada únicamente a terceros previamente autorizados por el titular o por requerimiento de autoridad competente de acuerdo a las disposiciones y excepciones que la misma Ley contempla para el efecto.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Adicional a los derechos de los titulares de los datos personales contemplados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, las diferentes dependencias, direcciones misionales, áreas de apoyo, entre otros, de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, encargadas de recolectar, almacenar, usar, transferir y suprimir los referidos datos, deben garantizar los siguientes derechos:

  1. Guardar reserva de la información que le sea suministrada por todas las partes interesadas internas y externas de la Entidad.
  1. Utilizar los datos personales suministrados por los titulares, únicamente para la finalidad que justifica su tratamiento.
  1. Conservar los datos personales teniendo en cuenta su disponibilidad, integridad y confidencialidad, con el propósito de impedir su deterioro, pérdida, alteración o uso fraudulento.

Respecto a la autorización del titular, con relación al tratamiento de datos personales suministrados por las víctimas del conflicto armado para el cumplimiento de la misión de la Entidad, se debe tener en cuenta la excepción contemplada en el literal a, del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, que establece: “La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de… Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales…

DEPENDENCIA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el titular o quienes demuestren u ostente la calidad de herederos pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

El titular de la información puede consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos personales suministrados, de conformidad con los procedimientos establecidos en el Título 5 de la Ley 1581 de 2012, así mismo, se tendrá en cuenta lo establecido en la Ley 1755 de 2015.

Estos procedimientos deben ser tramitados a través de los puntos de atención listados en el portal Web, en la sección Servicio al Ciudadano, sub menú “Puntos de Atención”, con la presentación del documento de identificación por parte del ciudadano solicitante.

VIGENCIA

Las políticas de privacidad y protección de datos personales rigen a partir de su publicación a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

CONDICIONES DE USO

Apreciado Usuario: el sitio web de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas www.unidadvictimas.gov.co (en adelante el Sitio Web) tiene como función principal proveer información y servicios de la mencionada Entidad, la cual publica, entre otros temas, lo referente a su misión, visión, objetivos y las funciones que le corresponden. Adicionalmente, por este medio la Entidad da a conocer información sobre políticas, planes, programas y proyectos institucionales, `trámites; servicios; indicadores de gestión; publicaciones; normas; convocatorias; información presupuestal y de contratación; páginas recomendadas, y, en general, información relacionada con el cumplimiento del objeto misional dentro de la política pública de atención y reparación integral a las Víctimas del conflicto.

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